Klantoverzicht
Een vooraanstaand advies- en accountantskantoor, opgericht door de fusie van meerdere bekende entiteiten, opereert in heel Nederland. Met meer dan 1.100 professionals en 13 vestigingen, waaronder twaalf multidisciplinaire kantoren, biedt het bedrijf uitgebreide diensten aan ondernemende klanten in dynamische regio’s van het land.
Onze klant zocht een oplossing voor uniforme verwerking in bijna al hun bedrijven, met een paar uitzonderingen. Deze vereiste vormde een aanzienlijke uitdaging bij het efficiënt beheren van de operaties in zo’n diverse omgeving.
Belangrijke uitdagingen waren onder andere:
- Uniforme Verwerkingsbehoeften: De vereiste voor uniforme verwerking van facturen bij bijna alle bedrijven, met enkele uitzonderingen.
- Complexiteit in Aanpassing: Moeite met het beheren van diverse financiële profielen, wat kan leiden tot mogelijke moeilijkheden bij het afstemmen op specifieke projectbehoeften en het waarborgen van uniforme financiële tracking.
- Uitgebreide AP-tracking: Het ondervinden van uitdagingen bij het beheren van Crediteuren met beperkte dimensies, wat leidt tot onvolledige financiële analyses en verminderde controle over financiële transacties.
- Schaalbaarheid: Zorgen dat de oplossing kan meegroeien met het toenemende aantal jaarlijks verwerkte facturen.
- Gegevensbeheer: Het nauwkeurig en efficiënt afhandelen en verwerken van een groot aantal facturen.
- Operationele efficiëntie: Het efficiënt beheren van operaties in een diverse en uitgebreide organisatorische omgeving.
- Configuratiebeheer: Behoefte aan selectieve controle over verwerkingsconfiguraties op basis van bedrijfssectoren.
Om deze uitdagingen aan te pakken, hebben we een Partial Template-functie ontwikkeld waarmee onze klant selectieve uniforme verwerking kan configureren op basis van de sector van hun bedrijf. In tegenstelling tot onze standaard sjabloonfunctie, verandert deze nieuwe functionaliteit niet dynamisch, waardoor klanten volledige controle hebben over hun configuraties.
Deeltemplatefunctie: Een deeltemplatefunctie geïntroduceerd, waarmee selectieve en uniforme verwerking mogelijk is, afgestemd op de sector van elk bedrijf. 
Specifieke Profielen voor Maatwerk Grootboekcodes: Ontwikkelde een aanpasbaar grootboekcodesysteem waarmee onze klant profielen kon creëren en beheren die specifiek zijn voor hun unieke financiële behoeften. 
Geavanceerde AP-dimensies: Geavanceerde dimensies geïmplementeerd voor Crediteuren, inclusief kostenplaatsen, hoeveelheidstracking en locatie-specifieke gegevens. Deze functie bood hen gedetailleerde inzichten en controle over hun financiële transacties. 
Configuratiebeheer: Biedde de klant volledige controle over hun configuraties, in tegenstelling tot de standaard sjabloonfunctie die niet dynamisch verandert. 
Verbeterde Schaalbaarheid: Een schaalbare oplossing ontwikkeld om het toenemende documentvolume effectief te beheren. 
Geoptimaliseerde Gegevensverwerking: Geavanceerde gegevensbeheertechnieken geïmplementeerd om nauwkeurige en efficiente verwerking te waarborgen. 
Klanttraining: Biedde uitgebreide training aan het personeel van klant’s voor een naadloze integratie en benutting van de nieuwe functies.
De implementatie van de Partial Template-functie heeft geleid tot opmerkelijke groei voor onze klant:
- Verbeterde operationele efficiëntie en schaalbaarheid
- Ingeschakelde selectieve en uniforme verwerking van facturen.
- Verhoging van 473% in het aantal facturen van 2021 tot 2023.
- Onze klant heeft Smartbooqing in de afgelopen 6 maanden aan 6 andere bedrijven doorverwezen, die allemaal nu gebruikmaken van onze diensten.