De klant is een toonaangevende naam in de domein van Claims management en biedt diensten aan verzekeringsmaatschappijen, leasebedrijven, overheidsinstanties en bedrijven. In Nederland is het een van de grootste test- en certificeringsbedrijven met ongeveer 900 medewerkers. Het bedrijf is actief in verschillende sectoren, waaronder Product Testen & Certificeren, Business Assurance, Materiaaltesten & Inspectie, Industriële Veiligheid, Procesveiligheid, Spoor en Claims & Expertise. De groep richt op een omzet van 5,5 miljard euro in 2025.
De klantorganisatie is een SAP-gebruiker en verwerkte meer dan 750 documenten per maand of bijna 10.000 documenten per jaar, waarvan meer dan 65% multi-page, multi-line facturen waren. Sommige van deze facturen telden meer dan 20 pagina’s per stuk. De organisatie kwam voor een aantal obstakels te staan die de groeiplannen belemmerden en invloed hadden op de allocatie van middelen.
De klantorganisatie is een SAP-gebruiker en verwerkte meer dan 750 documenten per maand of bijna 10.000 documenten per jaar, waarvan meer dan 65% multi-page, multi-line facturen waren. Sommige van deze facturen telden meer dan 20 pagina’s per stuk. De organisatie kwam voor een aantal obstakels te staan die de groeiplannen belemmerden en invloed hadden op de allocatie van middelen.
Grote uitdagingen waren o.a.:
- Het oude systeem was onhandig, niet-schaalbaar en duur.
- Slechte en inconsistente verwerking van de afgelopen twee jaar had geleid tot een systeem van vertraagde prestaties, meerdere beoordelingen en het blokkeren van middelen om inefficiënties te corrigeren
- Na autorisatie en managementrapportages waren diverse correcties nodig
- Facturen met meerdere regels en meerdere pagina’s konden ze niet verwerken
- Rigide dimensies
- Inefficiënte gebruikersinterface
- Niet-ondersteunende buitenlandse codes
SmartBooqing kwam tussenbeide als een belangrijke dienstverlener met een mandaat om het systeem te vernieuwen en efficiëntieverbeteringen door middel van technologie te introduceren. Het was essentieel op te merken dat de robuuste integratie van SmartBooqing met ERP-oplossingen (in dit geval SAP) een cruciale factor was bij het garanderen van snellere en naadloze gegevensuitwisseling.
- De voordelen waren duidelijk meetbaar binnen 5 maanden na een nauwe interventie, herwerking van processen en ontwikkeling, die het volgende omvatte:
- Besprekingen en inbreng over de vereiste gebruikersinterface, extra functies, specifieke aangepaste vereisten.
- Configuratie van administraties.
- Configuratie voor btw en andere kostencodes voor gegevensverrijking.
- Werken aan intelligente OCR voor het vastleggen van artikelen van 4-5 regels voor een bedrag.
De implementatie van SmartBooqing zorgde ervoor dat de organisatie aanzienlijke procesverbeteringen realiseerde, zoals:
- Drastisch verbeterde kwaliteit van digitalisering.
- Snellere verwerking.
- Onafhankelijke consistente kwaliteit van operator/reviewer.
- Verrijking van multi-page, complexe multi-line facturen die 100% gedigitaliseerd werden en geavanceerde verwerking kregen.
- Creatie van een digitaal doorzoekbaar online archief.
Het is belangrijk om hierbij te vermelden dat hoogwaardige autorisatie voor correcties in afgesloten periodes een enorme impact heeft op kosten, beoordelingen en imago.
Of het nou gaat om MKB-bedrijven of grote organisaties in financiën en boekhouding, de state-of-the-art technologie van SmartBooqing, ondersteund door een sterk technisch team met diepgaande kennis, zorgt voor een veel hogere ROI, besparing van middelen en de creatie van een schaalbare, robuuste oplossing.
De organisatie slaagde er ook in meetbare verbeteringen te behalen op verschillende metrieken.
- Terwijl de geavanceerde grootboekcode-implementatie voor correcte fiscale regels ongeveer 60% handmatig bedroeg, verhoogde het gebruik van SBQ’s 100% robotoplossing dit tot 100%.
- Vergelijkbaar daarmee groeide de verrijking op regelniveau voor grote documenten van 20 pagina’s gemiddeld met 30%.
- De groei in prestaties door de implementatie van winstcentra, geavanceerde codes en kostencodes in het systeem zorgde ook voor een efficiëntiestijging van meer dan 30%.