De opdrachtgever is een supermarktketen in Nederland en België.
Het maakt deel uit van een particuliere groep en heeft een erfenis van bijna 100 jaar met honderden supermarkten in het hele land. Het heeft meerdere kantoren en distributiecentra in de regio en behoort tot de top 3 supermarktketens van Nederland.
Met meer dan 200 supermarkten moest de klant iedere maand bijna 15.000 facturen verwerken, waarvan het merendeel uit meerdere regels bestond. Daarnaast was er de uitdaging dat 8 verschillende operators op meerdere locaties werkten.
Grote uitdagingen waren o.a.:
- 202 supermarkten
- Er worden 15.000 facturen per maand gegenereerd, waarvan 30% eenvoudig, 60% ML1 en 10% ML2
- 8 verschillende operators, werkzaam op 2 verschillende locaties.
- Naast het grootboek moesten ook kostencodes op regelniveau worden toegevoegd
- Inconsistentie in de verwerking heeft gevolgen voor handmatige rapportage en verwerking van grote hoeveelheden gegevens
- Dit waren bedrijven met een hoog volume en een lage marge, en fouten waren funest voor het bedrijf
SmartBooqing werkte samen met de klant om het systeem te vernieuwen en efficiëntie te introduceren door middel van het gebruik van RPA.
Met 100% nauwkeurigheid, zelfs op regelniveau, zorgde SBQ ervoor dat alle documenten werden gedigitaliseerd
Als UBL gereed, hielp SBQ bij het ondersteunen van alle systemen voor de levering van digitale facturen en bood het het gemak van het scannen van complete gegevens vanuit een document
Volledige automatisering werd aangeboden voor de verwerkte documenten, inclusief hun codes, dimensies, controles en validaties
Smartbooqing benadrukte controlepunten waarbij slechts 20% van de documenten een beoordeling nodig had en slechts 10% aanpassingen nodig had, waardoor een veel
hogere kwaliteit werd gegarandeerd en tijd werd bespaard door minder beoordelingen en wijzigingen te verzekeren.
- Er waren veel complexe ML-facturen die handmatige controles en verwerking vereisten. Deze werden geheel gedigitaliseerd en geautomatiseerd door SBQ, waardoor het 100% robotachtig werd. Dit heeft geholpen bij:
- Btw toevoegen op regelniveau
- Automatische korting
- Automatisering van duplicatiecontrole
- IBAN- en bedragencontroles
- UBL Fraudecontrole
- Drie keer betere productiviteit
- Beheerde de contacten op detailniveau
- Snellere verwerking – Biedt betere kwaliteit en consistentie
- Geen betalingsfouten
- Geen handmatige taken nodig
- Regelniveau Algemeen
Grootboek voor ML1,
ML2 Was: Handmatig 65%
SBQ: 100% robotgestuurd - Verrijking op regelniveau
voor ML1, ML2 (kostcodes)
Was: Handmatig 60%
SBQ: 100% robotgestuurd - Toepasbare kortingen,
Rekening Courant
Was: Handmatig 60%
SBQ: 100% robotgestuurd - Controles van geadresseerde en andere regels toepassen
Was: Handmatig 70%
SBQ: 100% robotgestuurd -Templates - Groepsprestaties
Was: Geen inzicht
SBQ: Maandelijkse rapportage