De definitieve overgang van papieren administratie naar digitale facturering is onvermijdelijk in dit tijdperk. Dat weten we ook bij Smartbooqing. In een wereld waarin alles makkelijker en sneller moet, zijn de miljarden papieren facturen die ieder jaar worden verstuurd al een dure en tijdrovende aangelegenheid. Met facturen in PDF wordt een goede stap gezet richting ‘ontzipping’, maar het is nog geen elektronische facturering. En die printer blijft ondertussen nog steeds aan staan.
Echte elektronische facturering
Wacht even, is een PDF geen e-factuur? Goede opmerking, maar helaas is een PDF een digitale weergave van de informatie. De ontvanger kan er van alles mee doen: het uitprinten, laten uitlezen door het boekhoudprogramma of laten scannen en herkennen. Maar aan het einde van het verhaal is er nog steeds eigen interpretatie en controle. E-(elektronische)facturering is een juridisch geaccepteerde manier van het verzenden en automatisch verwerken van een factuur, volledig digitaal. Zonder printer.
De grote tijdsbesparing ligt in de basisgegevens, die anders dan bij een PDF of papieren factuur niet meer opgezocht hoeven te worden. Bij een elektronische factuur is er 100% herkenning, omdat alle waarden op de factuur benoemd en vastgelegd zijn. Het meest gangbare formaat voor zo’n document is UBL 2.0. En die facturering 2.0 is in opkomst nu de UBL-overheid het vanaf 1 januari als standaard gaat gebruiken. SmartBooqing doet dit al na een succesvolle UBL-kettingtest.
De grote tijdsbesparing ligt in de basisgegevens, die anders dan bij een PDF of papieren factuur niet meer opgezocht hoeven te worden. Bij een elektronische factuur is er 100% herkenning, omdat alle waarden op de factuur benoemd en vastgelegd zijn. Het meest gangbare formaat voor zo’n document is UBL 2.0. En die facturering 2.0 is in opkomst nu de UBL-overheid het vanaf 1 januari als standaard gaat gebruiken. SmartBooqing doet dit al na een succesvolle UBL-kettingtest.
Peppol
In Nederland zijn we klaar voor de toekomst, maar geldt dat ook voor de rest van Europa? Er moet immers vrije beweging zijn voor deze UBL’s. Dat klopt, in samenwerking met 17 industrieën heeft de Europese Commissie de afgelopen jaren gewerkt aan een standaardsysteem. Vanwege vooral technische en juridische obstakels en eigen systemen blijft e-facturering met name op nationaal en regionaal niveau. Als bijvoorbeeld een Deense telescoopmaker zaken wil doen met een Frans ziekenhuis, is dit een belemmering.
Ja, en dat gaat tegen het Europese idee in. Zo ontstond het Pan Europees Aanbesteden Online, gelukkig afgekort tot Peppol (video). Het doel is eenvoudig. Door een standaardplatform te creëren waarop het hele aanbestedings- en factureringsproces op Europees niveau gelijkgetrokken wordt, ontstaat er transparantie, wordt het werkproces veel korter, worden kosten verminderd en ontstaat er meer ruimte. De printer kan ook weg. Het is dan ook niet verrassend dat Smartbooqing, met de aanduiding ‘UBL ready’, gebruik maakt van het Peppol-netwerk.
Ja, en dat gaat tegen het Europese idee in. Zo ontstond het Pan Europees Aanbesteden Online, gelukkig afgekort tot Peppol (video). Het doel is eenvoudig. Door een standaardplatform te creëren waarop het hele aanbestedings- en factureringsproces op Europees niveau gelijkgetrokken wordt, ontstaat er transparantie, wordt het werkproces veel korter, worden kosten verminderd en ontstaat er meer ruimte. De printer kan ook weg. Het is dan ook niet verrassend dat Smartbooqing, met de aanduiding ‘UBL ready’, gebruik maakt van het Peppol-netwerk.