Blog
Het verschil tussen 2-Weg Matching en 3-Weg Matching voor factuurnauwkeurigheid

Het matchen van facturen is een cruciaal onderdeel van het crediteurenproces, waarbij de nauwkeurigheid van transacties wordt gegarandeerd en fouten of fraude worden voorkomen. Er zijn twee primaire methoden die hiervoor worden gebruikt: matching in twee richtingen en matching in drie richtingen.

Beide processen dienen om facturen te verifiëren, maar ze verschillen in het aantal gematchte documenten en de mate van nauwkeurigheid. In deze blog gaan we dieper in op 2-way matching vs. 3-way matching, leggen we hun verschillen uit en bespreken we hoe geautomatiseerde factuurmatching deze processen kan stroomlijnen.

2 way matching is a process that compares two documents: the purchase order (PO) and the invoice. This method ensures that the invoice details, such as quantity, price, and terms, align with the purchase order before approving payment. It’s a simpler method, ideal for straightforward transactions where goods or services are delivered directly as per the purchase agreement.

For example, if a company orders office supplies worth $1,000, 2-way matching would compare the purchase order against the vendor’s invoice to confirm the quantity and cost match before issuing payment.

2 way matching is commonly used for services or digital products where there is no need to receive physical goods, making the process quicker and easier. However, this method may overlook some important details that could affect the overall accuracy of the payment, such as discrepancies in the delivery of goods.

Bij 3 way matching worden drie documenten met elkaar vergeleken: de inkooporder, de factuur en het ontvangstrapport. Deze extra stap van het verifiëren van de goederenontvangst zorgt ervoor dat de hoeveelheid ontvangen artikelen overeenkomt met de inkooporder en de factuur. Het is vooral nuttig voor bedrijven die te maken hebben met fysieke goederen, waar een derde document nodig is om te controleren of de bestelde artikelen daadwerkelijk zijn geleverd.

Als een bedrijf bijvoorbeeld 500 eenheden grondstoffen bestelt, vergelijkt 3-way matching de inkooporder met de factuur en de goederenontvangst om te garanderen dat er 500 eenheden zijn geleverd en dienovereenkomstig zijn gefactureerd. Deze methode biedt meer nauwkeurigheid en vermindert het risico op te hoge betalingen of frauduleuze claims door ervoor te zorgen dat de betaling is gebaseerd op geverifieerde leveringen.

Hoewel 3 way matching nog een extra verificatielaag toevoegt, kan het tijdrovender zijn en het goedkeuringsproces van betalingen vertragen, vooral als dit handmatig gebeurt. Dit is waar automatisering waardevol wordt.

Het belangrijkste verschil tussen 2-way matching en 3-way matching ligt in het aantal documenten dat wordt vergeleken. Bij 2-way matching worden alleen de PO en de factuur geverifieerd, waardoor het proces sneller verloopt, maar mogelijk riskanter is als het om fysieke goederen gaat. Bij 3-way matching worden de inkooporder, de factuur en de goederenontvangst vergeleken, wat een grotere nauwkeurigheid oplevert, maar ten koste gaat van een langzamer proces.

Het handmatig matchen van facturen kan een tijdrovend en foutgevoelig proces zijn, vooral voor bedrijven met grote transactievolumes. Het automatiseren van het matchen van facturen – in 2 richtingen of in 3 richtingen – versnelt het proces, vermindert fouten en zorgt ervoor dat interne controles worden nageleefd.

Geautomatiseerde matching van facturen kan discrepanties in real-time signaleren, waardoor te hoge betalingen of vertragingen bij de goedkeuring van betalingen worden voorkomen. Automatisering zorgt er ook voor dat het crediteurenteam zich kan richten op meer strategische taken, waardoor de handmatige werklast afneemt en de kans op menselijke fouten kleiner wordt.

De AI-gebaseerde automatiseringsoplossing voor crediteuren van Smartbooqing maakt het automatisch matchen van facturen eenvoudig en efficiënt. Of je bedrijf nu 2-way of 3-way matching gebruikt, Smartbooqing kan het proces stroomlijnen, fouten verminderen en compliance garanderen. Door gebruik te maken van automatisering kan je crediteurenadministratie sneller betalen, facturen nauwkeuriger verwerken en de financiële controle verbeteren.

Ontdek vandaag nog hoe Smartbooqing uw 2-way matching en 3-way matching processen kan verbeteren!