Bijlage 4: Smartbooqing Algemeen.

Voorwaarden

DEFINITIES

In deze Overeenkomst wordt verstaan onder:

Algemene voorwaarden:Deze Algemene voorwaarden waarin de bepalingen voor het gebruik van de door Smartbooqing aangeboden diensten staan beschreven
Overeenkomst: de overeenkomst omtrent de verstrekking van één of verscheidene diensten door Smartbooqing aan Opdrachtgever, al dan niet gesloten in het kader van een Raamovereenkomst.
Opdrachtgever: de wederpartij van Smartbooqing in een Overeenkomst.
Gebruiker: een natuurlijk persoon die namens en ten behoeve van Opdrachtgever gebruik maakt van de Webdienst;
HoofdGebruiker: een Gebruiker die door Opdrachtgever is aangesteld als beheerder van de Omgeving;
Klant: Een natuurlijke of rechtspersoon die Klant is van Opdrachtgever en waar Smartbooqing ten behoeve van Opdrachtgever indirect diensten aan levert.
Partijen: Opdrachtgever en Smartbooqing
Prijslijst: De actuele Prijslijst van Smartbooqing voor het gebruik van de Webdienst en aanverwante diensten;
Domein: Domein is een privégebied binnen de Webdienst, waar alle gegevens en verwerkingsdocumenten van één Opdrachtgever die samenhangen worden beheerd en opgeslagen. De Gebruikers en Klanten van Opdrachtgever hebben geen toegang tot de Webdienst buiten dit Domein.
Verwerkingsinstructies: Op basis van beschikbare informatie zal Smartbooqing suggesties geven aan Opdrachtgever over de te volgen coderingen van verwerkingsdocumenten. Deze instructies worden bekeken, indien nodig aangepast en geaccordeerd door Opdrachtgever of Klant.
Functionele specificaties: de schriftelijke specificaties, opgenomen in gebruikershandleiding waarin de functies en gegevens zijn beschreven van de applicatie.
Melding: een Melding van een Gebruiker aan Smartbooqing van een probleem met betrekking tot de Applicatie of een vraag over het gebruik of de implementatie van de Applicatie;
Gebrek: het substantieel niet voldoen van de Applicatie aan de Functionele specificaties.
Fout: Incorrecte verwerking van verwerkingsdocumenten doordat het in strijd is met de Verwerkingsinstructies van Smartbooqing of Klant.
Bijzondere Voorwaarden: Eventueel tussen Partijen overeengekomen Bijzondere Voorwaarden;
Smartbooqing: Handelsnaam van Bluzor BV, kantoorhoudende aan de Deldenerstraat 70, Hengelo;
Webdienst: Een online internettoepassing dat digitaal door Smartbooqing ter beschikking wordt gesteld.
Administratieverwerking: Dienst van Smartbooqing waar Opdrachtgever of haar Klanten verwerkingsdocumenten aanbiedt voor verwerking door Smartbooqing. Smartbooqing zal waar nodig deze verwerkingsdocumenten uitlezen, scheiden, sorteren en boeken conform de door Opdrachtgever geaccordeerde coderingsinstellingen. Vervolgens worden alle verwerkingsdocumenten opgeslagen in een online archief.
Smartphone App: Een app in de huisstijl van de accountant waarmee Klanten van de accountant hun financiële gegevens van de Administraties kunnen raadplegen. Tevens kunnen ze de scans bekijken en fotos van bonnen opsturen voor verwerking.
Boekhoudsysteem: Software van Opdrachtgever waarin één of meerdere Administraties in worden verwerkt. Applicatie van Smartbooqing maakt hiermee Verbinding ten behoeve van het uitvoeren van de geleverde dienst.
Administratie: Een boekhouding die wordt gevoerd in het Boekhoudsysteem van Opdrachtgever of haar Klant.
Copy-administratie: Omwille van de Webdienst en Administratieverwerking wordt er in de Webdienst een copy van de administratie het boekhoudsysteem aangemaakt. Deze Copy-administratie bevat de basis informatie omtrent een administratie in het boekhoudsysteem.
Verbinding: werkende Webservices koppeling tussen de Webdienst van Smartbooqing en het Boekhoudsysteem van de Klant.
Maatwerkprogrammatuur: Programmatuur die specifiek op verzoek van Opdrachtgever is ontwikkeld.
Acceptatietest: een test waarmee Opdrachtgever kan onderzoeken of het onderwerp van acceptatie aan de Functionele specificaties voldoet.
Onderhoud: het, al dan niet na Melding van een Gebrek door een
Gebruiker, verrichten van Onderhoud gericht op het opsporen en herstellen of voorkomen van Gebreken in de Webdienst.
Administratie panel: dat gedeelte van van de Webdienst waar HoofdGebruikers nieuwe Administraties en nieuwe Gebruikers kunnen aanmelden. Hier kunnen HoofdGebruikers verschillende functionaliteiten van de Webdienst activeren, configureren en de-activeren.
Contactpersonen: Personen zoals benoemd in Overeenkomst bij opdrachtgever en Smartbooqing die gemachtigd zijn beslissingen te nemen omtrent de activiteiten en samenwerking in het algemeen.
Verwerkingsdocumenten: Data die door opdrachtgever of haar klanten wordt aangeboden ter verwerking en archivering door Smartbooqing. Verwerkingsdocumenten kunnen (PDF)scans van documenten, UBL efacturen en excelsheets zijn.

TOEPASSELIJKHEID VAN DEZE VOORWAARDEN

2.1De onderstaande voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsverhoudingen tussen de Smartbooqing en de Opdrachtgever -de partij die aan de Smartbooqing enige opdracht geeft- in het kader waarvan de Smartbooqing een opdracht aanvaardt en uitvoert. Op deze Algemene voorwaarden kan door een ieder die door de Smartbooqing in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst wordt ingeschakeld een beroep worden gedaan.
2.2Smartbooqing heeft het recht de Algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen. Smartbooqing zal een wijziging tenminste 30 dagen van tevoren aan Opdrachtgever mededelen. Een wijziging wordt geacht door Opdrachtgever te zijn geaccepteerd en treedt op de door Smartbooqing aangegeven datum in werking, tenzij Opdrachtgever binnen 30 dagen na de mededeling schriftelijk aan Smartbooqing mededeelt dat hij de wijziging niet accepteert. In dat geval hebben Partijen het recht de Overeenkomst te beëindigen met inachtneming van een opzegtermijn van 30 dagen.

TOTSTANDKOMING EN DUUR VAN DE OVEREENKOMST

3.1Een Overeenkomst komt tot stand doordat de Opdrachtgever de aanbieding van de Smartbooqing schriftelijk dan wel door aanvaarding van de uitvoering van de werkzaamheden.
3.2De aanbiedingen van de Smartbooqing zijn vrijblijvend en gelden gedurende dertig dagen na hun dagtekening, tenzij anders gemeld.
3.3De bevestiging is gebaseerd op de ten tijde daarvan door Opdrachtgever aan Smartbooqing verstrekte informatie. De bevestiging wordt geacht de Overeenkomst juist en volledig weer te geven.
3.4Een Overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij Partijen anders overeenkomen of uit de inhoud, aard of strekking van de verleende opdracht voortvloeit dat deze voor een bepaalde tijd is aangegaan of door volbrenging eindigt.
3.5Een Overeenkomst voor onbepaalde tijd kan door ieder der partijen te allen tijde schriftelijk worden opgezegd tegen het einde van een kalanderjaar met inachtneming van een opzegtermijn van ten minste vier maanden. Een Overeenkomst voor bepaalde tijd of die door volbrenging eindigt, kan niet tussentijds worden opgezegd.
3.6Diensten binnen deze Overeenkomst worden aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij Partijen anders overeenkomen of uit de inhoud, aard of strekking van de verleende opdracht voortvloeit dat deze voor een bepaalde tijd is aangegaan of door volbrenging eindigt.
3.7Diensten voor onbepaalde tijd kan door ieder der partijen te allen tijde schriftelijk worden opgezegd tegen het einde van een kalanderjaar met inachtneming van een opzegtermijn van ten minste vier maanden. Een dienst voor bepaalde tijd of die door volbrenging eindigt, kan niet tussentijds worden opgezegd.

GEGEVENS EN GEHEIMHOUDING

4.1Beide Partijen zijn, tenzij er een wettelijke of beroepsplicht tot bekendmaking geldt, verplicht tot geheimhouding tegenover derden van vertrouwelijke informatie die zij in het kader van een overeenkomst verwerven ten aanzien van de andere Partij, diens Klanten, werknemers, partners of toeleveranciers.
4.2Alle data en gegevens van Opdrachtgever betreffende de processen, producten en projecten van Opdrachtgever zijn en blijven exclusief eigendom van Opdrachtgever. Bij beëindiging van deze Overeenkomst zal alle data onmiddellijk worden overgedragen aan Opdrachtgever.
4.3Alle gegevens en informatie betreffende de tarieven, processen, werkwijze en het portaal van Smartbooqing zijn en blijven exclusief eigendom van Smartbooqing. Zowel tijdens als na beëindiging van deze Overeenkomst zal opdrachtgever zorg dragen voor geheimhouding van deze informatie. Deze geheimhouding geldt voor alle werknemers van Opdrachtgever. Opdrachtgever is niet gemachtigd om personen anders dan haar medewerkers en/of haar klanten toegang te geven tot het portaal zonder schriftelijke toestemming van Smartbooqing vooraf.
4.4De gegevens die Opdrachtgever aan Smartbooqing heeft verstrekt worden opgeslagen in een databank die onder beheer wordt gesteld bij een onafhankelijke derde partij.
4.5Behoudens toestemming van Opdrachtgever is Smartbooqing niet gerechtigd de vertrouwelijke informatie die aan hem door Opdrachtgever ter beschikking wordt gesteld aan te wenden tot een ander doel dan waarvoor zij werd verkregen. Hierop wordt echter een uitzondering gemaakt in het geval Smartbooqing voor zichzelf optreedt in een tucht-, civiele, of strafprocedure waarbij deze informatie van belang kan zijn.
4.6Beide Partijen hebben het recht om in promotiemateriaal en publicaties het logo en naam van de ander te vermelden, de betreffende aard en/of de performance van activiteiten maar zal niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming details over werkzaamheden, welke Smartbooqing onder deze Overeenkomst (heeft) verricht, bekend maken.
4.7De Gebruikers en Klanten bepalen welke gegevens met behulp van de Webdienst worden opgeslagen en uitgewisseld. Opdrachtgever is ervoor verantwoordelijk dat de gegevens die Gebruikers opslaan en uitwisselen via de Webdienst rechtmatig zijn en geen inbreuk maken op rechten van derden. Smartbooqing aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor het opslaan of uitwisselen van gegevens via de Webdienst, tenzij de inbreuk te wijten aan grove schuld of nalatigheid van Smartbooqing of is ontstaan door niet nakoming van Smartbooqing van hetgeen overeengekomen in de overeenkomst.
4.8Smartbooqing, Gebruikers en de Klanten zijn verplicht alle Gebruikerscodes en wachtwoorden geheim te houden.
4.9Smartbooqing is niet aansprakelijk voor misbruik of verlies van Gebruikerscodes of wachtwoorden tenzij de inbreuk te wijten is aan grove schuld of nalatigheid aan de zijde van Smartbooqing of is ontstaan door niet nakoming van Smartbooqing van hetgeen overeengekomen in de overeenkomst. Smartbooqing mag uitgaan dat Gebruikers die inloggen met een Gebruikerscode en wachtwoord daarvoor toestemming hebben van Opdrachtgever of de desbetreffende Klant. Zodra Opdrachtgever weet of reden heeft om te vermoeden dat Gebruikerscodes of wachtwoorden bekend zijn bij onbevoegden, dient hij Smartbooqing daarvan onverwijld in kennis te stellen.
4.10Gebruikers kunnen hun eigen wachtwoord wijzigen. De applicatie zal een melding geven, wat Klanten verplicht het wachtwoord periodiek te wijzigen. In onderling overleg kan de authorisatie ook anders worden geregeld zoals Single Sign On of ander maatwerkoplossing.
4.11Als Smartbooqing bemerkt dat gegevens die met behulp van de Webdienst zijn opgeslagen of uitgewisseld onrechtmatig zijn, zal zij deze gegevens wissen of de toegang tot deze gegevens blokkeren. Smartbooqing is in geen geval aansprakelijk voor eventuele schade die daarvan het gevolg mocht zijn.
4.12Smartbooqing mag de gegevens die zijn opgeslagen of worden verwerkt in de Administraties of de Omgeving niet voor enig ander doel gebruiken dan het leveren van diensten aan Opdrachtgever of de desbetreffende Klant. Smartbooqing mag de gegevens wel in geanonimiseerde vorm gebruiken voor statistische doeleinden. Het is Smartbooqing toegestaan een kopie van de Omgeving te gebruiken in de acceptatie-omgeving om de werking van de Omgeving te controleren of een update van de Webdienst te testen.

PRIVACY

5.1Het gebruik van de Webdienst kan de verwerking van persoonsgegevens met zich meebrengen. Smartbooqing fungeert daarbij als bewerker zoals bedoeld in de Wet Bescherming Persoonsgegevens en zal alle daaruit voortvloeiende verplichtingen naleven. Opdrachtgever wordt met betrekking tot deze persoonsgegevens aangemerkt als verantwoordelijke persoon zoals bedoeld in artikel 1 onder d van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en zal alle daaruit voortvloeiende verplichtingen naleven.

INTERNETVERKEER

6.1Opdrachtgever en Smartbooqing zijn zich er van bewust dat aan het gebruik van internet voor gegevensuitwisselen en emailverkeer risico’s verbonden zijn zoals onder meer -maar niet beperkt tot- vervorming, vertraging en virusoverbrenging. Opdrachtgever en Smartbooqing zullen al hetgeen redelijkerwijs van hen verwacht mag worden doen of nalaten ter voorkoming van het verwezenlijken van dergelijke risico’s. Opdrachtgever en Smartbooqing zijn jegens elkaar niet aansprakelijk voor schade die mogelijkerwijs ontstaat ten gevolge van het gebruik van internetverkeer.

INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN

7.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op de Webdienst, waaronder begrepen het functionele en technische ontwerp, de vormgeving, de programmering, de databaseopbouw, de gebruiksmogelijkheden en de broncode van de Webdienst, en alle daarmee verband houdende documenten berusten uitsluitend bij Smartbooqing of haar licentiegever. De levering of het gebruik van de Webdienst of enige andere dienst of product door Smartbooqing heeft geen overdracht van enig intellectueel eigendomsrecht aan Opdrachtgever tot gevolg.
7.2Het is Opdrachtgever niet toegestaan een aanduiding van de intellectuele eigendomsrechten van Smartbooqing te wijzigen, te verwijderen of onherkenbaar te maken.
7.3Het feitelijke gebruik (waaronder maar niet beperkt tot, Gebruikersnaam, wachtwoord en/of naam van de omgeving) van de Webdienst is niet overdraagbaar zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Smartbooqing.
7.4Opdrachtgever verkrijgt door ondertekening van de Overeenkomst uitsluitend het recht om gebruik te maken van de Webdienst gedurende de looptijd van de Overeenkomst.

VERGOEDING

8.1De vergoeding van Smartbooqing wordt per maand aan Opdrachtgever in rekening gebracht, tenzij Opdrachtgever en Smartbooqing hierover andere afspraken hebben gemaakt. Over alle door Opdrachtgever aan Smartbooqing verschuldigde bedragen wordt de omzetbelasting afzonderlijk in rekening gebracht.
8.2Bij maatwerk wordt 60% vooraf gefactureerd en 40% bij oplevering. De vergoeding is gebaseerd op basis van het aantal afgenomen diensten van Smartbooqing.
8.3Smartbooqing is gerechtigd om haar geldende tarieven voor overeengekomen diensten op 1 januari van ieder jaar te indexeren conform hetgeen gesteld in bijlage 3. Smartbooqing heeft tevens het recht haar tarieven tussentijds te wijzigen. Smartbooqing zal een prijswijziging tenminste 30 dagen van tevoren aan Opdrachtgever mededelen. Een Opdrachtgever die zich niet kan verenigen met een tussentijdse wijziging is bevoegd, tot het tijdstip van inwerkingtreding van de wijziging, de Overeenkomst per de datum waarop de wijzigingen ingaan, schriftelijk bezwaar te maken tegen de prijswijziging. In dat geval is Smartbooqing gerechtigd om de betreffende dienst schriftelijk op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn van 4 maanden, dan wel de dienst te continueren tegen het geldende tarief.
8.4Smartbooqing hanteert verschillende servicevormen met verschillende tarieven afhankelijk van het aantal te verwerken transacties per jaar. De servicevormen zijn gebaseerd op de volgende uitgangspunten:
– Het aantal Administraties dat Opdrachtgever heeft aangegeven te willen aanbieden in de Webdienst
– Het aantal en aard van de verwerkingsdocumenten die voor verwerking voor deze Administraties wordt aangeboden
– De aard en aantal van aanvullende Webdienst functionaliteiten die voor deze Administraties worden afgenomen.
8.5Smartbooqing kan tegen een vooraf besproken tarief eenmalig of structureel meerwerk die buiten de reguliere verwerking van verwerkingsdocumenten valt in rekening brengen indien schriftelijk goedgekeurd door Opdrachtgever.
8.6Alle prijzen op de Website, brochures en nieuwsbrieven zijn onder voorbehoud van type-en rekenfouten. Voor de gevolgen van kennelijke type- en rekenfouten draagt Smartbooqing geen verantwoordelijkheid.

BETALING

9.1Betaling door Opdrachtgever dient, zonder aftrek, korting of schuldverrekening, te geschieden binnen de geldende termijnen, doch in geen geval later dan dertig dagen na factuurdatum. Betaling dient te geschieden in Nederlandse valuta door middel van storting ten gunste van een door Smartbooqing aan te wijzen bankrekening.
9.2Indien Opdrachtgever niet tijdig voldoet aan al haar betalingsverplichtingen kan Smartbooqing, onverminderd haar overige rechten, na schriftelijke termijnstelling van 7 dagen, al haar werkzaamheden voor Opdrachtgever opschorten. Eventuele extra kosten die hieruit voortvloeien zijn voor rekening van Opdrachtgever en eventuele opleverdata worden verlengd met de opschortingsperiode.
9.3Indien een factuur naar de mening van Opdrachtgever niet correct of niet volledig is, zal hij Smartbooqing hiervan binnen 10 werkdagen na ontvangst op de hoogte stellen, bij gebreke waarvan de factuur zal zijn geaccepteerd. Eventuele bezwaren met betrekking tot de verrichte werkzaamheden en/of het factuurbedrag schorten de betalingsverplichting van Opdrachtgever niet op.

OVERMACHT

10.1In geval van overmacht zoals diefstal, overheidsmaatregelen, brand, computerdefecten, storingen in telecommunicatie- en internetverbindingen, epidemieën, ziekte van medewerkers, verlies van data, oorlog, waterschade en alle overige omstandigheden welke nakoming van de Overeenkomst al dan niet tijdelijk verhinderen, heeft Smartbooqing het recht bij de levertijd de duur van de overmacht op te tellen ofwel de Overeenkomst op te zeggen.
10.2Opdrachtgever heeft het recht om de Overeenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen indien de overmacht langer duurt dan twee maanden. De betalingsverplichting voor Opdrachtgever vervalt op de dag dat nakoming door overmacht onmogelijk is geworden.

AANSPRAKELIJKHEID

11.1Smartbooqing zal zijn werkzaamheden naar beste kunnen verrichten en daarbij de zorgvuldigheid in acht nemen die van Smartbooqing kan worden verwacht. Indien een Fout of Gebrek is ontstaan doordat de Opdrachtgever hem ontijdig, onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, is Smartbooqing voor de daardoor ontstane schade niet aansprakelijk.
11.2In het geval van Fouten of Gebreken van Smartbooqing, is Smartbooqing slechts verplicht om tekortkomingen op zo kort mogelijke termijn kosteloos te herstellen, dan wel, ter harer keuze, het bedrag dat zij heeft ontvangen voor de a waar de Fout of het Gebrek mee samenhangt aan Opdrachtgever te retourneren.
11.3Behoudens bewuste roekeloosheid of opzet van de tot haar bedrijfsleiding behorende ondergeschikten, is Smartbooqing niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit enige Fout, Gebrek, andere tekortkoming of enige onrechtmatig handelen. Voor zover deze beperking in rechte definitief onaanvaardbaar wordt verklaard,
geldt dat de totale voornoemde aansprakelijkheid van Smartbooqing, waaronder mede begrepen enige verplichting tot terugbetaling van een ontvangen geldsom, is beperkt tot een maximum van driemaal het bedrag van het door Smartbooqing ontvangen honorarium voor de handeling van de betreffende administratie waar de Gebrek, Fout of tekortkoming op toeziet over het laatste kalenderjaar.
11.4In geen geval draagt Smartbooqing aansprakelijkheid voor gevolgschade, waaronder mede begrepen gederfde winst, gederfde omzet en reputatieschade. Eventuele aansprakelijkheid voor Fouten of Gebreken (waaronder begrepen enig onrechtmatig handelen) bij de uitvoering van de werkzaamheden aan de zijde van Smartbooqing rust uitsluitend op de rechtspersoon Smartbooqing.
11.5Afnemer erkent en aanvaardt dat de vergoeding voor de diensten is vastgesteld met inachtneming van de aansprakelijkheidsbeperking als bedoeld in dit artikel.
11.6Afnemer erkent en aanvaardt dat de diensten niet 100% veilig kunnen zijn en nimmer perfect of 100% vrij van onvolkomenheden kan zijn en dat niet alle onvolkomenheden kunnen worden hersteld.
11.7Afnemer vrijwaart Smartbooqing tegen aanspraken van derden voortvloeiend uit of verband houdend met de Overeenkomst alsmede tegen alle in verband daarmee geleden schade en gemaakte kosten.
11.8Elke aansprakelijkheid van Smartbooqing vervalt in ieder geval uiterlijk 2 maanden nadat de fiscale aangiften van het desbetreffende boekjaar zijn ingediend en binnen 1 jaar nadat de dienst waarop de aansprakelijkheid toeziet is verstrekt.

OVERIG

12.1Elke mededeling van de ene aan de andere partij zal uitsluitend rechtsgeldig kunnen geschieden indien deze schriftelijk geschiedt per fax, per aangetekende brief met ontvangstbewijs, per e-mail of per koerier op het onder vermelde adres. Een adreswijziging dient schriftelijk aan de andere Partijen te worden medegedeeld, bij Gebreke waarvan mededelingen rechtsgeldig aan het laatst bekende adres kunnen worden verzonden.
12.2Behoudens voor zover anders overeengekomen kan de Overeenkomst uitsluitend worden gewijzigd door middel van een schriftelijke, door zowel Opdrachtgever als Smartbooqing ondertekende Overeenkomst.
12.3Voor ieder Overeenkomst geldt dat voor zover die Overeenkomst de eis stelt van “schriftelijk” daaronder valt een communicatie per email, waarbij de email wordt geacht aan te zijn gekomen bij de geadresseerde voor zover de verzender kan aantonen dat de email de server van de geadresseerde heeft bereikt.