Bij veel bedrijven worden facturen nog steeds rondgestuurd voor goedkeuring, bijvoorbeeld naar het hoofd van de betreffende afdeling. Maar wat als niet bekend is vanuit welke afdeling de factuur afkomstig is? Of als de persoon die de factuur moet goedkeuren afwezig is?
Hierdoor gaat een groot deel van de productiviteit die Smartbooqing heeft bereikt verloren.
Daarom lanceert Smartbooqing nu de bijgewerkte autorisatiemodule met de bijbehorende app. Met deze module kun je je eigen goedkeuringsstroom opzetten op basis van verschillende regels. Je kunt dit doen op basis van bedrag, grootboek, relatie of een combinatie van deze factoren. Dus of je nou alleen facturen boven €10.000 wil goedkeuren, alleen die van contact X of alleen facturen van relatie X boven €10.000, de mogelijkheden zijn eindeloos.
Het is ook mogelijk om handmatig een factuur die niet onder een goedkeuringsregel valt toe te wijzen aan een gebruiker wanneer je wil dat de factuur wordt goedgekeurd.
Duidelijke hiërarchie
Smartbooqing werkt met een eenvoudige hiërarchie. Je kunt per regel aangeven wie de goedkeuring moet uitvoeren. Hierbij kun je meerdere personen instellen waarvan er slechts één de goedkeuring moet uitvoeren, of die allemaal het document individueel moeten goedkeuren voordat het wordt verwerkt.
Altijd overzicht
Nadat de goedkeuring is uitgevoerd, is de factuur automatisch gereed voor beoordeling als boekingsvoorstel. Als accountant heb je gedurende het hele proces inzicht in waar ieder document zich bevindt en waar nog goedkeuring moet plaatsvinden. Voor ieder document wordt ook een tijdlijn bijgehouden. Hierop is precies te zien door wie en wanneer de factuur is geüpload, goedgekeurd en verwerkt.
In je zak
Om het goedkeuringsproces nog soepeler te laten verlopen, is het nu mogelijk om goed te keuren vanuit onze nieuwe app “SMART OK”. In de app zie je in één oogopslag welke documenten klaarstaan om te worden goedgekeurd en je kunt deze goedkeuring uitvoeren met één klik. Ben je overtuigd en wil je persoonlijk ervaren hoe eenvoudig goedkeuren kan zijn? Schakel de autorisatiemodule in en ga direct aan de slag!
